Come pretendere dal datore di lavoro l’esibizione dei prospetti paga mensili: esempio di raccomandata o pec da inviare all’azienda.
La busta paga, o cedolino paga, è il documento che indica quanto il lavoratore percepisce:
- in un determinato periodo lavorativo;
- da parte di un datore lavoro;
- sulla base delle disposizioni del contratto collettivo nazionale di lavoro applicato.
In questo documento sono inoltre contenuti numerosi dati che illustrano in modo completo il rapporto di lavoro e la situazione del lavoratore, come la data di assunzione, la qualifica e il livello, la posizione Inps e Inail, l’orario di lavoro, l’imponibile previdenziale e fiscale mensile e annuo, l’eventuale diritto agli assegni familiari, le trattenute fiscali e di tipo diverso (cessione del quinto dello stipendio, pignoramenti…).
La busta paga deve essere obbligatoriamente consegnata dal datore di lavoro ai propri dipendenti, contemporaneamente al corrispettivo della retribuzione: in pratica, all’atto del pagamento, il lavoratore deve ricevere il cedolino. Generalmente, come termine di consegna si fa riferimento al termine entro il quale deve essere corrisposta la retribuzione, individuato dal contratto collettivo applicato. Se il datore di lavoro non consegna il prospetto, può subire pesanti sanzioni.
Ma come si può richiedere il cedolino paga?
Vediamo innanzitutto un facsimile richiesta buste paga non consegnate, per poi capire quali sono gli strumenti che il lavoratore ha in mano per ottenere l’esibizione del cedolino paga.
Prima di rivolgersi all’Ispettorato del lavoro, difatti, è bene sollecitare all’azienda la consegna del prospetto. Il prospetto, tra l’altro, può essere inviato anche tramite web, non è necessario stampare il foglio paga e consegnarlo nelle mani del lavoratore. Tuttavia, il datore di lavoro è comunque tenuto a provare di aver adempiuto all’obbligo di consegna e ciò può risultare complesso senza la firma del lavoratore. Ma procediamo con ordine.
Come può essere consegnata la busta paga?
La busta paga può essere stampata su carta o può essere salvata su supporto elettronico. In quest’ultimo caso può essere:
- trasmessa con messaggio di posta elettronica, se inviate ad un indirizzo intestato al lavoratore provvisto di password personale [1];
- messa a disposizione su server o servizi cloud accessibili al singolo lavoratore (attraverso chiave/password personale/Spid o altre misure di autentificazione certificate) tramite web.
Il datore di lavoro può adempiere all’obbligo di consegna della busta paga conferendo al lavoratore copia delle scritturazioni effettuate nel Libro Unico del Lavoro, o Lul.
Il Lul, a differenza della busta paga, non può essere tenuto in forma manuale o cartacea; la tenuta e la conservazione del Lul può difatti essere effettuata soltanto mediante l’utilizzo di uno dei seguenti sistemi elettronici:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili o ciclo continuo: in questo caso, ogni pagina deve essere numerata e vidimata prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, in sede di stampa del modulo continuo, da parte di soggetti appositamente autorizzati dall’Inail;
- stampa laser: in questo caso, è necessaria un’autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;
- supporti magnetici: in quest’ipotesi, ogni singola scrittura costituisce un documento informatico e deve risultare collegata alle registrazioni in precedenza effettuate; i dati devono essere consultabili in ogni momento e inalterabili; deve essere garantita la loro integrità e la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite.
Busta paga consegnata telematicamente
Il cedolino paga o Lul fornito su supporto elettronico deve:
- essere scaricabile dal lavoratore in un formato non modificabile e firmato (ad es. in formato Pdf o equivalente);
- essere disponibile o inviato al più tardi nel giorno in cui è corrisposta la retribuzione;
- restare in linea per un congruo periodo di tempo: in merito all’accesso e alla conservazione dei dati devono essere rispettate le specifiche del Gdpr sulla privacy.
Il datore di lavoro che fornisce ai lavoratori le buste paga su supporti elettronici deve adottare adeguate iniziative per provare l’avvenuto adempimento nei confronti di ciascun dipendente, a meno che non decida di stampare i cedolini anche su carta e di farli firmare. Per consentire eventuali accertamenti degli organi di vigilanza, è necessario che nel sito risulti traccia della collocazione mensile dei cedolini paga [2].
L’invio o la messa a disposizione della busta paga su server web possono essere effettuati direttamente dal consulente del lavoro delegato ad assistere il datore: in tal caso il datore di lavoro resta responsabile della consegna del cedolino, ricadendo su di lui l’onere della relativa prova.
Sanzioni per gli inadempimenti relativi alla busta paga
Se la busta paga non è consegnata, è consegnata in ritardo, oppure riporta delle omissioni o degli errori, possono essere applicate al datore di lavoro le seguenti sanzioni amministrative [3]:
- per mancata o ritardata consegna al lavoratore: sanzione amministrativa da 150 a 900 euro;
- per omissione o inesattezza delle registrazioni: sanzione amministrativa da 150 a 900 euro;
- se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori o a un periodo superiore a 6 mesi, la sanzione va da 600 a 3.600 euro;
- se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori o a un periodo superiore a 12 mesi, la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro.
Se il datore di lavoro adempie all’obbligo di consegna della busta paga conferendo al lavoratore copia delle registrazioni effettuate nel Lul, non si applicano queste sanzioni, ma il datore di lavoro è sanzionabile esclusivamente per l’omessa o infedele registrazione dei dati del Libro unico.
Nello specifico, salvo i casi di errore materiale, l’omessa o infedele registrazione dei dati all’interno del LUL che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita:
- con una sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 1.500 euro;
- con una sanzione amministrativa pecuniaria da 500 a 3000 euro, se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori ovvero a un periodo superiore a sei mesi;
- con una sanzione amministrativa pecuniaria da 1.000 a 6.000 euro, se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori ovvero a un periodo superiore a dodici mesi.
Mancata consegna della busta paga
Che cosa fare se il datore si rifiuta di consegnare la busta paga?
Se il lavoratore richiede più volte, verbalmente, la consegna della busta paga al datore di lavoro, ma il cedolino non viene messo a disposizione in alcun modo, nemmeno tramite server web, e-mail o posta, è consigliabile l’invio di una raccomandata, o di una pec, all’azienda, contenente la diffida ad adempiere alla consegna, o alla messa a disposizione, del cedolino.
Facsimile diffida ad adempiere alla consegna della busta paga
Di seguito, osserviamo un modello di richiesta della consegna o della messa a disposizione del cedolino paga.
Spett.Le (Ragione sociale azienda/ Legale rappresentante/ Nome Cognome titolare)
CF/ P Iva
Indirizzo sede legale
Nome Cognome (lavoratore)
Indirizzo
Oggetto: richiesta prospetto paga mensilità (elencare mensilità per le quali il prospetto paga non è stato consegnato)
Premesso che il sottoscritto, dipendente dell’azienda … dal …, inquadrato al livello… qualifica/ mansioni…, non ha ricevuto i prospetti paga relativi alle seguenti mensilità (elencare mensilità mancanti, ad es. gennaio 2020, febbraio 2020, marzo 2020…)
Considerato l’art.1 della legge n. 4 del 5 gennaio 1953, che impone al datore di lavoro l’obbligo di consegnare ai lavoratori dipendenti un prospetto paga indicante “il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. Tale prospetto paga deve portare la firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci”.
Considerati gli artt. 1 e 3 della stessa legge n. 4/1953, che prevedono che il prospetto paga debba essere consegnato al lavoratore “nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione”.
(Eventualmente, se non si desidera la consegna del prospetto in formato cartaceo) Visto inoltre l’interpello n. 13/2012 del Ministero del Lavoro, che prevede la facoltà di consegnare la busta paga attraverso la pubblicazione online sul sito web aziendale, dotato di un’area riservata al lavoratore alla quale possa accedere tramite password o codice segreto personale.
Tanto premesso e considerato
Si chiede di inviare all’indirizzo e-mail … ovvero di consegnare “brevi manu” al sottoscritto le mensilità relative ai mesi di …
Con riserva di adire le vie legali e di denunciare l’inadempimento innanzi all’Ispettorato del lavoro, (eventuale, se oltre alla mancata consegna del cedolino non sono stati nemmeno corrisposti i relativi stipendi) anche per riscuotere i relativi emolumenti economici, ad oggi non corrisposti al sottoscritto dipendente.
Distinti saluti.
Data
Firma
Denuncia all’Ispettorato del lavoro
Se nonostante il sollecito il datore di lavoro continua a essere inadempiente, quindi non consegna i prospetti paga, il dipendente può denunciare l’inadempimento all’Ispettorato del lavoro.
Nella denuncia all’Ispettorato del lavoro per mancata consegna del cedolino paga, il lavoratore deve indicare:
- i dati identificativi del datore di lavoro;
- la posizione Inps ed Inail dell’azienda;
- un’esposizione breve e circostanziata della violazione che il lavoratore ritiene sia stata commessa dal datore di lavoro: in questo caso, deve indicare la mancata consegna di uno o più cedolini paga;
- ogni altro elemento utile a consentire all’autorità la violazione commessa dall’azienda.
Nel momento in cui avverrà l’accesso ispettivo da parte degli ispettori del lavoro, il datore dovrà dimostrare di aver effettivamente consegnato la busta paga, per evitare le pesanti sanzioni previste.