Nuovo obbligo di fatturazione elettronica per professionisti: come crearla, inviarla e riceverla, come conservarla, obblighi e adempimenti per gli avvocati.
Non hai mai fatto una fattura elettronica e non hai la minima intenzione di imparare? Purtroppo, dal 2019 non potrai più farne a meno: entrerà in vigore, infatti, l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati per imprese e professionisti. Se sei un avvocato, è probabile che tu abbia già emesso delle fatture elettroniche, dato che l’obbligo di fatturazione elettronica è già in vigore per le operazioni con gli enti pubblici (fattura PA). Se, poi, scarichi le spese del carburante, è obbligatorio, esclusi i casi di esonero temporaneo, ricevere la fattura elettronica dal distributore già dal 1° luglio 2018.
Ad ogni modo, dal 1° gennaio 2019 non è più possibile, per gli avvocati, salvarsi dall’emissione delle fatture in formato elettronico: sono esclusi solo coloro che aderiscono al regime forfettario e al regime dei minimi.
Se sei spaventato dalla fatturazione elettronica, sappi che non sei il solo ad avere dei dubbi su questo nuovo strumento: proprio per venire incontro ai contribuenti, il recente decreto fiscale ha previsto delle semplificazioni e dei benefici fiscali in materia di fatturazione elettronica
Ma che cos’è una fattura elettronica? Basta inviare una fattura via mail perché sia considerata elettronica? Come si compila e si trasmette la fattura? Come funziona il sistema d’interscambio? Come si riceve una fattura elettronica? Anche chi ha uno studio piccolo e un fatturato basso è obbligato a emettere la fattura elettronica?
Facciamo il punto della situazione nella nostra guida: avvocato e fattura elettronica, obblighi e adempimenti; come abilitarsi ai servizi delle Entrate, come creare, inviare e monitorare la fattura elettronica e la fattura PA, come riceverla, come conservarla, quali costi comporta.
La normativa è in continua evoluzione. Per essere sempre aggiornati, consigliamo la lettura della nostra Guida alla fattura elettronica.
Che cos’è la fattura elettronica?
Il primo punto da chiarire, per non fare confusione, consiste nella natura della fattura elettronica. Quando la fattura è elettronica? Il decreto Iva [1] definisce come fattura elettronica una fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.
Le tre caratteristiche fondamentali della fattura elettronica sono:
- l’integrità: il destinatario, cioè chi riceve la fattura, deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati; il documento deve quindi risultare integro;
- l’autenticità: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa;
- la leggibilità: il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma leggibile per l’uomo su di uno schermo.
L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:
- con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile fra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi;
- con apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
- con sistemi di trasmissione elettronica dei dati;
- con altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.
Che cos’è la fattura PA?
La fattura PA è la fattura elettronica che deve essere trasmessa alla Pubblica Amministrazione (per cessione di beni o prestazione di servizi effettuate nei confronti di un ente pubblico).
La fattura PA deve avere le seguenti caratteristiche:
- rispondere ai requisiti della fattura elettronica e poter essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI);
- essere creata in formato xml, l’unico formato ad essere accettato dal Sistema di Interscambio;
- essere contrassegnata dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura apposta al formato XML;
- essere contrassegnata dal codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, come riportato nell’ Indice della Pubblica Amministrazione (Ipa, una sorta di elenco contenente gli “indirizzi elettronici” degli enti pubblici);
- se la fattura si riferisce a cessione di beni o prestazione di servizi oggetto di un bando pubblico o di una commessa aggiudicata, deve recare il codice unico di progetto (Cup) assegnato dalla PA;
- essere inviata tramite pec, posta elettronica certificata, con le modalità previste dalla normativa di attuatizione in tema di fatturazione elettronica.
Come funziona il sistema d’interscambio?
Il sistema d’interscambio è un sistema attraverso cui si trasmettono e ricevono le fatture PA e le fatture elettroniche, che:
- fornisce i servizi di accreditamento al sistema stesso;
- riceve le fatture elettroniche trasmesse;
- convalida e gestisce i flussi della fatture;
- indirizza le fatture all’Ente destinatario;
- notifica l’esito dei flussi tramite ricevute.
L’automazione di questi processi è possibile grazie al formato xml del documento, che consente la lettura automatica dei dati e l’invio diretto al destinatario interessato, operazioni che il formato pdf non consente.
In pratica, il sistema d’interscambio si potrebbe definire come una sorta di “postino virtuale automatizzato”.
Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica porta con sé numerosi vantaggi fiscali: si va dall’esonero dalla tenuta dei registri Iva, alla riduzione dei termini di accertamento fiscale di due anni, alle semplificazioni in tema di emissione, annotazione e registrazione delle fatture, sino alle facilitazioni sulla detrazione dell’Iva. Nel primo semestre del 2019, poi, si potrà beneficiare della non applicazione e riduzione delle sanzioni per tardiva emissione della fattura elettronica.
Per approfondire: Fatturazione elettronica, benefici fiscali.
Sono un avvocato nel regime forfettario: sono obbligato alla fatturazione elettronica?
Gli aderenti al regime dei minimi e al regime forfettario non sono obbligati a emettere fatture elettroniche.
Possono però ricevere le fatture elettroniche in formato cartaceo, digitale o tramite un’apposita area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Come devo fare la fattura elettronica? Devo rivolgermi a una società terza?
Per emettere una fattura elettronica non è obbligatorio rivolgersi a una società o appoggiarsi a dei servizi di terzi: si può provvedere anche autonomamente, attraverso i servizi offerti dall’Agenzia delle Entrate.
Devo usare un software apposta per la fattura elettronica?
Per l’emissione delle fatture elettroniche, utilizzare un apposito software di fatturazione, magari integrato col gestionale dello studio, può offrire dei notevoli vantaggi, come la compilazione automatica delle comunicazioni Iva, delle dichiarazioni Iva e dello spesometro: per chi si serve degli strumenti gratuiti delle Entrate, ad oggi la compilazione è manuale. Dovrebbe in ogni caso essere “automatizzata” in futuro, una volta che tutte le operazioni passeranno dal sistema d’interscambio.
Posso incaricare il mio commercialista?
Per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche è possibile anche incaricare il proprio commercialista: questo ovviamente comporterà dei costi aggiuntivi rispetto all’onorario concordato per i servizi professionali.
Posso usare Excel per fare la fattura elettronica?
La fattura elettronica, come abbiamo osservato, deve essere predisposta in formato xml: il software Excel offre la possibilità di convertire i files creati anche in formato xml, ma la procedura è molto lunga, perché è richiesta la mappatura dei dati. Si deve seguire in tutto e per tutto la codifica prevista per le fatture elettroniche: sbagliare un solo segno può determinare lo scarto della fattura.
Se non si è esperti nell’utilizzo di Excel, oppure se si ha poco tempo a disposizione, si possono acquistare dei fogli di calcolo già predisposti per la fatturazione in formato xml. Risulta più semplice, però, utilizzare i servizi gratuiti delle entrate, che richiedono solo la compilazione di appositi campi.
Come ci si abilita ai servizi web delle Entrate per la fattura elettronica?
Per poter usare il servizio di fatturazione elettronica, per prima cosa occorre iscriversi, collegandosi al sito, cliccando su “Area riservata” nella home page del portale web delle Entrate, e selezionando la voce “Registrazione”. Occorre inserire i propri dati personali:
- ultima dichiarazione dei redditi presentata: modello utilizzato (730, ex-Unico, Cu);
- codice fiscale;
- soggetto tramite cui si è presentata la dichiarazione (sostituto/intermediario, Poste, servizi telematici, Agenzia delle entrate);
- reddito complessivo in unità di euro senza decimali né punti (ad esempio, per 33.500,11 indicare 33500); se il reddito è negativo, si indica l’importo preceduto da segno meno (ad esempio, -56587).
A questo punto, la pagina fornisce un codice di identificazione personale, il pin. Il sistema chiede di specificare se l’utente è un privato o un’azienda e se possiede la carta nazionale dei servizi. In quest’ultimo caso, infatti, l’utente beneficia di una procedura di registrazione semplificata e immediata: selezionando Area riservata → Accedi a Entratel/Fisconline → Accesso con smart card, il sistema, effettuati i necessari controlli, fornisce al richiedente il codice pin completo e chiede di scegliere una password personale. In caso contrario, il pin sarà composto da sole quattro cifre e quelle mancanti, per ragioni di sicurezza, saranno inviate per posta dopo circa due settimane.
La registrazione è possibile anche tramite l’app dell’Agenzia scaricabile dal sito o dai principali store, oppure andando personalmente o delegando una persona di fiducia mediante procura speciale, presso un qualsiasi ufficio territoriale dell’Agenzia muniti di documento di riconoscimento e compilando il modulo di richiesta di registrazione.
In alternativa, è possibile accedere ai servizi di fatturazione elettronica delle entrate attraverso l’identità unica digitale Spid.
Come si ottiene lo Spid?
Il sistema Spid dà al cittadino la possibilità di avere delle credenziali uniche per accedere ai servizi pubblici online, compresi quelli dell’Agenzia delle Entrate: le credenziali sono però utilizzabili in modo differente, a seconda del livello di identità Spid richiesto:
- il primo livello di sicurezza permette l’autenticazione con id e password stabilite dallo stesso utente;
- il secondo livello permette l’autenticazione con una password valida per tutti i servizi ed una seconda password momentanea (la cosiddetta OTP, one time password) inviata all’utente per accedere allo specifico servizio;
- il terzo livello permette invece l’autenticazione tramite smart card abbinata a una password.
Per avere l’identità unica ci si deve rivolgere ai gestori di identità digitale (Identity Provider): si tratta di soggetti privati accreditati dall’Agid (l’Agenzia per l’Italia digitale) che forniscono al cittadino le identità digitali e le gestiscono, dopo averlo identificato e averne verificato i dati. È possibile effettuare le operazioni di identificazione anche a distanza e online.
Attualmente lo Spid può essere richiesto ai seguenti gestori:
- Sielte;
- InfoCert S.p.a;
- Poste Italiane S.p.a;
- Intesa;
- Namirial;
- Telecom Italia Trust Technologies Srl.
Una volta scelto il provider, il cittadino può sempre cambiarlo e può, inoltre, avere più di un’identità digitale.
Come si usano i servizi online delle Entrate?
Completata la registrazione e una volta in possesso del pin completo, della carta nazionale dei servizi o dello Spid, è sufficiente riaprire il sito, inserire le credenziali e cliccare su “Scrivania”. Non resta che scegliere il servizio che serve:
- inviare la propria dichiarazione dei redditi;
- pagare imposte, tasse e contributi con il modello F24;
- registrare il contratto di affitto;
- scegliere la cedolare secca;
- accedere al proprio cassetto fiscale, il servizio online, sempre offerto dall’Agenzia delle entrate che permette di controllare in tempo reale la propria posizione fiscale;
- comunicare le proprie coordinate bancarie per l’accredito dei rimborsi;
- ricevere assistenza sulle comunicazioni di irregolarità grazie al servizio Civis;
- annullare documenti inviati per errore;
- ottenere le ricevute telematiche della documentazione inviata;
- consultare i dati catastali degli immobili di proprietà;
- accedere ai servizi di fatturazione elettronica.
Gli intermediari dell’Agenzia delle Entrate, come i consulenti del lavoro e i commercialisti, utilizzano, per accedere alla fatturazione elettronica e PA, il canale Entratel.
Come si accede al servizio fatture e corrispettivi?
È possibile accedere direttamente ai servizi di fatturazione, previa autenticazione, collegandosi direttamente al sito Iva servizi (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/ser/).
Una volta selezionata l’utenza di lavoro, si deve andare al servizio fatturazione. Si accede così al servizio fatture e corrispettivi.
Come si fa la fattura elettronica?
Per generare la fattura elettronica tramite i servizi delle Entrate si deve selezionare, all’interno del servizio Fatture e corrispettivi, la voce Generazione ed andare nel riquadro Crea nuovo file:
Si può scegliere se creare una fattura ordinaria, semplificata o una fattura PA.
Una volta cliccata la voce di proprio interesse, bisogna inserire i seguenti dati:
- dati personali: ragione sociale o nome e cognome, codice fiscale, partita Iva, indirizzo;
- dati del cliente: ragione sociale o nome e cognome, codice fiscale, partita Iva, indirizzo, codice destinatario (indispensabile per inviare la fattura col sistema d’interscambio);
- tipo documento: bisogna scegliere se si tratta di una fattura, di una nota di credito, di una parcella, di un acconto o anticipo su fattura o parcella.
Bisogna poi inserire tutti i dati rilevanti della fattura: numero fattura, data di emissione, importo per beni/servizi e quantità, aliquota Iva applicata, eventuali esenzioni con relativa norma di legge, eventuale applicazione della cassa professionale, eventuale applicazione dello Split Payment (scissione dei pagamenti, per i casi in cui gli enti pubblici non corrispondono l’Iva all’impresa, ma la versano direttamente allo Stato; per i professionisti lo Split Payment è stato abolito dal 14 luglio 2018).
Nella maschera dati contratto, per quanto riguarda la fattura PA, è possibile aggiungere il codice Cig (codice identificativo di gara, riferito alla gara d’appalto a cui la prestazione è inerente) e il codice Cup (codice unico di progetto), necessari in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e in ulteriori specifiche ipotesi.
Bisogna poi inserire la causale della fattura nella maschera Causale.
Le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici Cig e Cup.
Possono poi essere compilati ulteriori campi, a seconda della situazione specifica:
- i dati relativi all’eventuale ritenuta d’acconto: importo, aliquota (solitamente il 20%), causale della ritenuta (La lettera che appare anche nel modello 770, solitamente A per le prestazioni di lavoro autonomo);
- i dati relativi all’eventuale pagamento di bolli;
- i dati relativi a sconti o maggiorazioni, con la relativa percentuale;
- va poi compilato il campo Articolo 73 se il documento viene emesso secondo modalità e termini stabiliti dal decreto che consente all’interessato di emettere nello stesso anno più documenti aventi stesso numero;
- i dati relativi all’eventuale ordine di acquisto;
- i dati relativi all’eventuale convenzione, o alle eventuali convenzioni stipulate;
- i dati relativi all’eventuale documento di trasporto (DDT), i dati di trasporto e i dati relativi alle eventuali operazioni accessorie (fattura principale);
- i dati relativi all’eventuale stato di avanzamento lavori (SAL);
- i dati relativi a eventuali veicoli: prima immatricolazione e totale percorso;
- i dati relativi a eventuali fatture collegate;
- i dati di pagamento: codice Iban e dati bancari o istituto postale, beneficiario, termini di pagamento e scadenza, data di decorrenza e importo di eventuali penali, sconti per pagamenti anticipati;
- eventuali allegati.
Terminata la compilazione delle maschere necessarie, si arriva al riepilogo, che riporta i dati salienti.
A questo punto, bisogna cliccare su Conferma. Se ci si accorge di aver sbagliato qualcosa, si può cliccare su Riabilita la modifica.
Si deve poi cliccare su Controlla File.
Se appare la dicitura “Il file ha superato i controlli del Sistema Ricevente” si può cliccare su Salva XML e salvare la fattura nel proprio pc.
Come si firma la fattura elettronica?
La fattura salvata in formato xml deve poi essere firmata col proprio dispositivo di firma elettronica. Per approfondire: Come si fa la firma elettronica.
Una volta collegato il dispositivo di firma (un lettore di smart card, ovviamente con la carta inserita, o una penna usb), e scaricato l’apposito software per la firma elettronica (Dike, Firma Certa), posizionandosi sul file XML salavto con il tasto destro del mouse, si può scegliere la voce Firma (non è necessario firmare e marcare).
Il sistema chiede poi di scegliere tra l’estensione .xml o .p7m.
Bisogna poi firmare il documento digitando il codice pin che è stato fornito col dispositivo di firma.
La firma digitale è obbligatoria solo per la fattura PA, mentre non è obbligatoria per le fatture verso imprese, professionisti e privati.
Come si invia la fattura elettronica?
Firmato il documento, dal sito Iva servizi delle Entrate ci si deve posizionare, in Fatture e corrispettivi, sulla maschera Trasmissione e scegliere il file firmato.
Dopo aver cliccato su invia, apparirà la conferma di avvenuta trasmissione, con data e ora operazione e codice Id del file trasmesso.
Come si controlla la fattura elettronica?
Una volta inviata, la fattura elettronica può essere monitorata dalla sezione Fatture e Corrispettivi, Monitoraggio dei file trasmessi, accedendo al riquadro File fattura, ed alla maschera di ricerca delle fatture emesse; è possibile cercare la fattura:
- in base all’identificativo SdI:
- in base all’identificativo fiscale del trasmittente o del destinatario;
- in base allo stato del file;
- in base alla data di invio
Per quanto riguarda la fattura PA, il controllo è possibile anche dal sito Sdi.fatturaPA.gov.it-strumenti- monitorare la fattura PA. Da questo canale è possibile anche controllare le fatture ricevute.
Come si riceve la fattura elettronica?
Chi è accreditato ai canali SdiCoop o SdiFtp può ricevere le fatture elettroniche su canali dedicati; la fattura elettronica può essere anche ricevuta nella propria casella di posta elettronica certificata. L’indirizzo pec deve essere comunicato al fornitore e la fattura viene recapitata direttamente sulla Pec.
Per evitare l’invio della Pec al fornitore, è possibile preregistrarsi con la funzionalità web «Registrazione delle modalità prescelte per la ricezione delle fatture» accessibile dal servizio «Fatture e corrispettivi».
Le fatture ricevute si possono monitorare dalla sezione Fatture e Corrispettivi, Monitoraggio dei file trasmessi, accedendo al riquadro File fattura, ed alla maschera di ricerca delle fatture ricevute.
Per semplificare l’invio della fattura elettronica, dalla sezione Fatture e corrispettivi è possibile generare un codice QR, cliccando sul riquadro Generazione QR Code partita Iva.
Come si emette la fattura elettronica ai privati senza partita Iva?
Se si deve emettere la fattura elettronica a un privato senza partita Iva, oppure a un consumatore finale, o a un professionista aderente al regime dei minimi o al forfettario, nella creazione della fattura bisogna valorizzare il campo “Codice Destinatario” con un codice convenzionale “0000000”, anziché inserire il codice a 7 cifre del destinatario.
Come si riceve la fattura elettronica per i privati senza partita Iva e i forfettari?
Per i consumatori finali, i forfettari e gli aderenti al regime dei minimi, la ricezione della fattura avviene tramite un’apposita area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate oppure consegnando copia informatica o analogica.
Come si conserva la fattura elettronica?
Ad oggi i destinatari delle fatture elettroniche possono scegliere tra tre modalità alternative di conservazione, a seconda della categoria di appartenenza e delle modalità con cui i documenti sono inviati:
- il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
- l’archiviazione delle copie informatiche delle fatture elettroniche;
- l’archiviazione delle copie in formato cartaceo o digitale.
Dal 2019 le modalità di archiviazione concesse, per chi è obbligato a emettere fattura elettronica, sono solo le prime due.
Come si conserva la fattura elettronica col servizio delle Entrate?
I servizi delle Entrate offrono la possibilità di conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi), utilizzando un servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia.
Per utilizzare queste modalità di conservazione, l’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate, accedendo autonomamente, o tramite intermediario abilitato, con delega.
Come si conserva la fattura elettronica con copia informatica?
La seconda modalità di conservazione, indicata da una recente circolare delle Entrate, consiste nell’archiviazione delle fatture elettroniche con copie informatiche, in uno dei formati consentiti: pdf, jpg, txt, considerati idonei ai fini della conservazione.
In pratica, se il professionista o l’impresa dispone di un sistema di conservazione sostitutiva, che adotta per le proprie fatture, può utilizzarlo anche per le fatture elettroniche, dopo aver proceduto alla loro conversione in formato leggibile, come il “Pdf”, unitamente a tutti i documenti fiscali.
Come si conserva la fattura elettronica con copia cartacea o digitale?
La terza modalità di conservazione riguarda le fatture elettroniche ricevute oggi dalla generalità delle imprese e dei professionisti, in quanto non ancora obbligati alla fatturazione elettronica.
Imprese e professionisti, ad oggi, non possono essere obbligati a ricevere fatture elettroniche, in assenza di un’accettazione manifesta, quindi dell’opzione per la ricezione delle fatture in formato elettronico.
Se, però, il fornitore di un’azienda o di un professionista emette comunque fattura elettronica, e il destinatario non l’accetta attraverso il sistema d’interscambio, deve inviare la fattura in formato cartaceo o digitale (Pdf). In questo caso, il destinatario è libero di conservare la fattura cartacea o di portarla in conservazione sostitutiva secondo le regole tecniche previste dalla normativa vigente.